איך מנהלת משרד במיקור חוץ יכולה להפחית את העומס בעסק? 

אחד הטרנדים החמים ביותר בעולם העסקים המודרני הוא זה של שכירת שירותי מנהלת משרד במיקור חוץ. שירותי משרד לעסקים מסוג זה מתאימים מאוד לעצמאיים שכל העומס של העסק נופל על הכתפיים שלהם או אפילו לבעלי עסקים קטנים שלא מעוניינים לשכור שירותי מנהלת משרד במשרה מלאה בשביל טיפול בנושאים ספציפיים שיעזרו להם להתפתח עסקית. מנהלת משרד במיקור חוץ היא פתרון מושלם עבורם.

כל עצמאי או בעל עסק קטן יודע שהעומס עליו עצום. לעתים הטיפול בכל כך הרבה נושאים שהם "מסביב להתמחות שלו", כמעט ולא מותיר לו אנרגיה או זמן לעסוק במה שהוא אכן מתמחה בו ואמור להיות ליבת העסק שלו.

ענייניים שכאלה יכולים להיות גיוס עובדים, איתור ספקים, ניהול כספים, שירות לקוחות וכן הלאה. הפתרון בד"כ הוא גיוס עובדת לתפקיד זה תחת יחסי עובד-מעביד ועם לא מספיק "עבודה" לספק לה במהלך כל חודש, כך שמשלמים הרבה עבור שעות "מתות".

בדיוק לנישה הזאת נכנסו חברות המציעות שירותי משרד במיקור חוץ באמצעות מנהלת משרד אישית שעומדת לטובת העסק.

מה הם שירותי מנהלת משרד במיקור חוץ?

השירות של מנהלת משרד במיקור חוץ מזכיר את התפקיד של מנהלת משרד שכירה בעסק, אך ללא יחסי עובד-מעביד, עם תשלום חודשי על פי ריטיינר קבוע או לפי בנק שעות ובהתאם לפעולות שהיא מבצעת במהלך החודש, כלומר העלות הכוללת זולה יחסית לגיוס של עובדת לעסק.

מנהלת משרד במיקור חוץ מספקת מגוון שירותים שחשובים לכל בעל עסק עצמאי ומוריד הממנו את הצורך לעסוק בנושאים הללו כדי להפחית מהעומס עליו מצד אחד ומצד שני לאפשר לו להתמקד במה שהוא באמת טוב בו. זאת על מנת שהעסק יצמח כראוי.

דוגמא לכך היא משרד של עורך דין משפחה שהוא עילוי בתחום המשפט אבל פחות מכך בתחום העסקי. עבורו מנהלת משרד יכולה להעניק שירותי משרד כגון אלה:

• אדמיניסטרציה במיקור חוץ – ניהול יומן, קביעת פגישות, קבלת דואר, מענה טלפוני ועוד.
• ניהול לקוחות במיקור חוץ – מעקב אחר הטיפול בלקוחות, עדכון הלקוחות בעניינם וכן הלאה.
• ניהול ספקים במיקור חוץ – שכירת חברת שליחויות, הזמנת ציוד משרדי, שירותי תקשורת ועוד.
• ניהול כספים במיקור חוץ – ניהול הכנסות והוצאות והפקת דוחו"ת פיננסיים, מעקב אחר תשלום לקוחות או תשלום לספקי שירות וכדומה.
• ניהול עובדים במיקור חוץ – השכרת שירותי שיווק באינטרנט, גיוס מומחים לפי כל מקרה וכדומה.

אפשר להבין בקלות ששכירת מנהלת משרד במיקור חוץ "תשחרר" את העורך דין מהעיסוק בנושאים אלו, למעט אולי שיחה אחת לשבוע מולה ותאפשר לו להתרכז בניהול התיקים שלו בבית המשפט עבור הלקוחות שלו.

לא רק זאת אלא שגם הוא יקבל שירות מספקים טובים יותר, ייתן מענה טוב יותר ללקוחות שלו ויהיה לו מעקב צמוד אחר תזרים המזומנים והמצב הפיננסי שלו.

זאת הדרך היום להתקדם בעולם העסקים להצלחה ולאפשר לעסק להכניס יותר ולהגדיל את הרווח.

המאמר נכתב בשיתוף עם TIME IS MONEY אשר מעניקים שירותי עוזרת אישית במיקור חוץ לבעלי עסקים, חברות וארגונים.